Controlar el acceso en eventos públicos es una necesidad vital para cualquier entidad, empresa u organizador de eventos, de hecho, es algo tan importante como el evento en sí, pues a nadie le conviene tener invitados no deseados que quieran pasarse de listos. Asimismo, podemos establecer que la necesidad de controlar el acceso en eventos públicos no ha hecho más que crecer debido a la contingencia de la pandemia COVID-19, pues ahora no solamente debemos estar atentos a verificar que los asistentes están acreditados, sino también de que se cumplan correctamente las medidas de bio-seguridad y distanciamiento social para hacerle frente a la situación.
Con eso dicho, en esta ocasión exploraremos las soluciones más efectivas de control de acceso a eventos disponibles en la actualidad, las cuales facilitan la organización de eventos y permiten garantizar un correcto checkin de los asistentes y/o invitados. Sin mayor preámbulo, empecemos.
Controlar el acceso en eventos públicos: Sistema de códigos QR
Como hemos mencionado en otras oportunidades, los códigos QR tienen muchísimas aplicaciones prácticas en la actualidad, y para muestra un botón, es uno de los métodos más utilizados para verificar que una persona tiene acceso a un evento privado.
Su funcionamiento no es nada del otro mundo, el usuario generalmente se registra en el sitio web del evento o empresa anfitriona, y al adquirir su entrada o hacer su registro se le genera un código QR personal único, el cual posteriormente será escaneado in situ para verificar la identidad del usuario.
Pulseras RFID
Otra solución prominente para eventos bien organizados son las pulseras electromagnéticas con tecnología RFID, las cuales permiten la verificación del asistente mediante una pulsera que es escaneada antes de conceder acceso al evento.
Su ventaja radica en que permiten llevar un control de la entrada y salida de persona con precisión, así como también de denegar o permitir acceso a un espacio en específico, como por ejemplo una sala VIP, dado que permiten conceder distintos niveles de acceso basados en privilegios.
De igual manera, son útiles para generar un registro que permite evaluar cómo entró, salió y se movió su público a lo largo de todo el evento, lo que a su vez permite asegurarse de que cuenta con el personal adecuado para un flujo óptimo de clientes durante todo el evento.
Aunque esta solución es un poco costosa, la tecnología RFID está en constante evolución y las soluciones de menor costo están comenzando a abrirse camino en el mercado, poniendo esta opción de control de acceso al alcance de eventos de tipo mediano y pequeño.
NFC
El estándar NFC presente en muchos dispositivos móviles, por lo que es una excelente manera hacer identificación y validación de personas en un evento. Basta con acercar el dispositivo o tarjeta con chip NFC al escáner y automáticamente se concede acceso. Las ventajas son que no requiere de contacto ni tampoco de personal para escanearlo.
Aplicaciones de CheckIn
Este es un método sencillo y económico, en el cual se valida la identidad y asistencia de un usuario (con previa reserva) mediante una aplicación que busca sus datos en la base de datos del evento. Sin embargo, solo podemos recomendar este método para eventos pequeños o con poca afluencia de personas, dado que prácticamente es un método manual y que consume tiempo y esfuerzo.
Los tickets, una solución poco recomendable
Por siglos los tickets han sido el método predilecto para comprobar que se tiene acceso a un evento, pero en un mundo en constante evolución tecnológica, estos han empezado a caer en el desuso debido a sus numerosas desventajas, como el hecho de que pueden perderse con facilidad, romperse, arrugarse, ser robados, revendidos por terceros e incluso falsificados.
Por lo tanto, no podemos recomendar recurrir a este medio si tienes a tu alcance soluciones modernas como las explicadas a lo largo de esta nota.
Controlar el acceso en eventos públicos en la era Covid
Dadas las circunstancias actuales del mundo, es imprescindible elegir un proveedor de soluciones de control de acceso que tenga en cuenta las medidas de prevención de Covid.
Como muchos sabrán, el certificado digital COVID se está haciendo un requerimiento obligatorio en algunos países para asistir a eventos recreativos, así que no está de más contar con una solución digital capaz de comprobar rápidamente el test de antígenos, así que no olvides consultar este aspecto a la hora contratar un planificador de eventos.
Afortunadamente las soluciones líderes del mercado ya tienen en cuenta este elemento, pero nunca está de más cerciorarse por completo.
Otros aspectos a tener en cuenta para controlar el acceso en eventos públicos
Dado que el éxito o fracaso de un evento puede deberse en buena manera del correcto control de acceso al mismo, nunca está de más hacerse asegurarse de estos puntos y hacerse las preguntas pertinentes.
En primer lugar, es necesario tener una buena idea de cuántas personas asistirán al evento durante las horas pico, pues dependiendo del número quizás quieras optar por una solución diferente o asignar más/menos personal.
En segundo lugar, es importante chequear si hay cuellos de botella en los puntos de control que conceden acceso al recinto del evento. Aquí hay que evaluar aspectos como si la entrada y salida se realiza en el mismo lugar, si hay o no entrada separada para el personal del evento o los invitados VIP. En este sentido, una correcta señalización de los distintos tipos de entrada puede ayudar a asegurar el mejor flujo de tráfico para su evento; así como también ayuda a evitar confusión y una espera innecesaria a los usuarios.
De igual manera, también debemos asegurarnos de que el personal y los asistentes puedan acceder rápidamente a las áreas de su evento. Es importante designar la cantidad adecuada de personal para cada uno de estos puntos de control de acceso. Muy poco personal significa tiempos de espera más largos, mientras que demasiado personal podría hacer el proceso muy engorroso.
Por lo general se recomienda tener 2 miembros del personal en cada punto de acceso o fila para comprobar pulseras, credenciales y bolsos.
Adicionalmente, si estás utilizando pulseras RFID para controlar el acceso en eventos públicos, los datos que recopile durante un evento sobre el movimiento en todo el sitio del festival pueden ser utilizados para planificar los niveles de personal para el año siguiente.