Teniendo en cuenta los diferentes tipos de modalidades de trabajo y de horarios que existen en la actualidad, sin duda se torna fundamental el control y la gestión eficiente del control horario durante la jornada laboral, sobre todo en el caso de modalidades laborales como el teletrabajo. A continuación te presentamos los mejores consejos y recomendaciones de los expertos para saber cómo controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo.
Básicos en común para el control horario en el trabajo presencial y en el teletrabajo
Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo son las medidas básicas y comunes establecidas tanto para el control horario en los trabajos presenciales como en el teletrabajo.
Según la Guía de Registro de Trabajo que publicaba el Ministerio de Trabajo después de que entrase en vigor la ley del control horario es válido todo tipo de medio o de sistema, tanto en soporte telemático como en soporte papel, que sea apto para cumplir con el objetivo legal de proporcionar información fiable, que no se pueda manipular ni modificar a posterior por los empresarios ni por los trabajadores. De esta manera, la información relativa a los horarios de la jornada laboral tiene que documentarse con documentos digitales o escritos, o mediante sistemas mixtos que permitan garantizar el rastreo y la trazabilidad de manera invariable de la jornada diaria cuando sea registrada.
Las inspecciones relativas a este ámbito que buscan asegurar que se está cumpliendo con la normativa se están centrando en tres elementos concretos, tanto a la hora de auditar a las empresas presenciales como a aquellas que han escogido el teletrabajo como modalidad para sus empleados: revisar la validez del sistema que se utiliza para el fichaje, valorar la existencia de un registro de jornada y revisar la validez del registro.
Además, es importante reseñar que incumplir con la obligación de contar con un registro de jornada a disposición de trabajador, de los representantes y de la Inspección de Trabajo puede suponer multas de entre 60 y 625 euros.
Las mejores alternativas para el control y la gestión horaria del teletrabajo
A partir de aquí pasamos a valorar las mejores herramientas para el control horario disponibles actualmente para controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo.
Si nos centramos en las empresas en las que sus empleados trabajan en remoto, existen diferentes fórmulas interesantes para asegurar el registro de la jornada diaria mediante diferentes registros telemáticos, escritos o mixtos. Algunos ejemplos son diferentes tipos de software o las firmas de los trabajadores en hojas o en instrumentos parecidos que les permitan auto gestionar su tiempo de trabajo. Sea como sea, se escoja el medio válido que se escoja, es fundamental que el empresario asegure la veracidad de la declaración unilateral de los trabajadores.
Entre las herramientas más interesantes para controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo encontramos el fichaje en la nube. En estos casos la conexión a internet es fundamental para poder realizar de manera eficiente el teletrabajo, con lo que es una forma interesante de controlar el horario ya que simplemente con una conexión a Internet será posible que los empleados puedan fichar a través de diferentes medios, pedir permisos o gestionar diferentes incidencias.
Otra alternativa interesante es el control biométrico. Algo complicado para controlar el horario en el trabajo es el poder verificar la identidad de los trabajadores. De esta manera, los sistemas de control biométrico, los sistemas que funcionan por voz o de acceso dactilar son una gran alternativa para el control horario durante el teletrabajo.
Asimismo, también son bastantes las empresas en las que sus empleados tele trabajan o trabajan de forma remota que desde que entro en vigor la nueva ley de control horario han implantado diferentes sistemas de códigos de teclado individuales que permiten cumplir con esta normativa. Del mismo modo, este tipo de registros permite generar informes automáticamente que la empresa podrá presentar cómodamente si se presenta una inspección en el trabajo.
Otras de las herramientas más interesantes para controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo son los software de gestión horaria, que pueden usarse desde el ordenador o desde cualquier dispositivo móvil simplemente disponiendo de una buena conexión a Internet. Estos software son una gran alternativa porque no sólo permiten a los directos controlar el acceso y las horas de trabajo de sus empleados que trabajan en remoto, sino que además permiten a los propios trabajadores organizar de forma mucho más eficiente su tiempo para responder a todas las necesidades de la empresa de manera más responsable y eficaz. Con este tipo de software para la gestión de horarios también es posible gestionar las vacaciones de todos los empleados, organizar los turnos, evitar duplicidades en las vacaciones y en general controlar de manera mucho más eficiente la empresa a nivel de horarios, lo cual redundará en un mejor funcionamiento del negocio a nivel general.
Finalmente, encontramos también las aplicaciones móviles para controlar y gestionar el control horario durante el teletrabajo. Se trata de un tipo de herramientas que permite a los trabajadores acceder a una app común para todos los empleados, así como fichar y gestionar diferentes incidencias. Son herramientas eficientes, similares a los software que veíamos en el punto anterior, fáciles de usar y muy cómodas, con las que también es posible revisar los calendarios de trabajo, los turnos, gestionar las ausencias o solicitar las vacaciones.