Todos estamos acostumbrados a usar cada día buscadores en línea como Google o Bing, que nos permiten buscar información sobre cualquier cosa en internet . Sin embargo, en el mundo empresarial la información que necesitamos no siempre se encuentra en la web abierta, sino que se trata de datos que están “dentro de casa”. Por este motivo, la enterprise search (traducción al inglés de búsqueda empresarial) se ha convertido en una herramienta clave para mejorar la productividad en el entorno corporativo.
De buscar a filtrar: una nueva era de gestión de la información
La búsqueda de información concreta, y la creación de nuevos conocimientos, a partir de inmensas colecciones de datos es una tarea que se ha vuelto muy importante en el mundo empresarial. Ahora que prácticamente todo es digital las empresas se han inundado de información que reside en múltiples plataformas, desde intranets que incluyen redes sociales hasta sistemas de gestión documental y programas de gestión empresarial.
Antes de esta revolución de internet, en la década de 1990, los profesionales se centraban en la búsqueda de datos específicos. Sin embargo, en la actualidad, debido al volumen de información disponible, la tarea ya no es «buscar» sino que la necesidad imperante es «filtrar». Tan negativa es la falta de información como el exceso de esta.
En este contexto es en el que la búsqueda empresarial toma un papel esencial. Los empleados ya no solo necesitan encontrar información, sino que esta debe ser relevante, precisa y accesible en tiempo real.
Entendiendo la búsqueda empresarial
Si la búsqueda en plataformas como Google o Amazon es tan eficiente, ¿por qué la búsqueda interna en una empresa no puede ser igual? Es una pregunta habitual en el ámbito empresarial y su respuesta recae en la forma en que se crea y se etiqueta el contenido.
Los grandes buscadores, como Google, dependen de metadatos y algoritmos específicos que se estudian y ajustan a las características de la web. Sin embargo, dentro de las empresas, la situación es diferente. Los contenidos no siempre están etiquetados de manera eficiente, y no existe un esfuerzo masivo de indexación como en la web, donde si no trabajas el SEO probablemente no existes.
Sin embargo, la enterprise search tiene un objetivo claro: proporcionar una «hoja de ruta» para los usuarios, permitiéndoles navegar entre los contenidos internos de su empresa, y solo en ellos, evitando la paja. Para ello, es esencial que esta herramienta sea el único punto de acceso para todo el contenido relevante, independientemente de dónde esté almacenado.
El valor estratégico de la herramienta
La búsqueda empresarial no es solo una herramienta, es también una estrategia que beneficia a las empresas en diversos escenarios. Desde facilitar el teletrabajo hasta potenciar la atención al cliente, pasando por la evidente gestión optimizada del conocimiento, este tipo de soluciones buscan potenciar la productividad y el acceso a la información de los trabajadores.
Para muchas empresas, hay tres factores decisivos que les hacen inclinarse por implementar una solución de búsqueda empresarial:
- La capacidad de integrar diversos conectores.
- La relevancia de los resultados.
- La garantía de seguridad y privacidad.
Al evaluar y elegir una herramienta, las empresas deben priorizar estos aspectos para garantizar una gestión de la información eficiente y segura.